קבלת החלטות בניהול התפעול בחמישה היבטים עיקריים

מאת: אינג' רן בר – עם

ניהול התפעול עוסק בתכנון ובבקרה של כל הפעילויות והתהליכים הדרושים לשם המרה של תשומות לתפוקות, בצורה אפקטיבית ויעילה. בעסק יצרני התפעול אחראי על קליטת חומרי גלם מספקים, ובאמצעות תהליכים יצרניים המבוצעים ברצפת הייצור, מתבצעת עבודה שבסופה המוצרים בתהליך מומרים לתוצרת גמורה המיועדת ללקוחות העסק. המעבר מניהול הייצור לניהול התפעול מצביע על כך שאותם היבטים, שהעסיקו בעבר מפעלים תעשייתיים בלבד, מעסיקים כיום גם ארגונים נותני שירות. בעידן הגלובלי 70% מהחברות הפועלות בשוק העולמי מייצרות שירותים ולא מוצרי צריכה. על מנת לבחון אפקטיביות של תהליך יצרני או שירותי מומלץ להשתמש בארבעת המדדים הבאים: תפוקה מקסימאלית ליחידת זמן, עלויות יצור מינימאליות ליחידת מוצר, עמידה בתקני איכות ושביעות רצון הלקוחות. ניהול תפעול כולל חמישה היבטים עיקריים של קבלת החלטות, והם: טכנולוגיות תהליך, קיבולת וזימון, שרשרת הספקה, מערך האיכות והמשאב האנושי. במאמר זב בחרתי לציין בקצרה כל היבט, מרכיביו ושאלות מנחות שמטרתן למקד את היזם בצרכים וביעדים של הארגון העסקי. 1. תהליכים טכנולוגיים: – מדובר בתכנון תהליך המתייחס לתהליך ההמרה שיהפוך את התשומות למוצר או שירות, באמצעות בחירת טכנולוגיה ציוד ושיטות עבודה מומלצות. 1.1. יישומים טכנולוגים : – שימוש בכלים, מכונות, חומרה, תוכנה, שיטות ומערכות שתפקידם לאפשר מעבר אפקטיבי מתשומות לתפוקות. שאלות מנחות: האם התהליך ידני, חצי-אוטומטי, אוטומטי לחלוטין? מהי הטכנולוגיה הדרושה לקיום התהליך? מהו סוג החומרים שמהם מורכב המוצר? מהי מידת המורכבות של המוצר? מהן רמות הדיוק הנדרשות לגבי תכונות מסוימות? כיצד ניתן לשפר תהליכי עבודה, שיטות בקרה, רמות איכות וכדומה? 1.2. אחזקה ואמינות – ניהול אחזקה מתייחס למכלול הפעילויות הארגוניות  והטכניות השוטפות, המיועדות לאפשר פעולה תקינה לארוך זמן, וקיצור משך ההשבתה בשל קלקולים אפשריים של כלים ציוד ומכונות. קיימות 4 שיטות אחזקה נפוצות והן: אחזקת שבר, אחזקה מונעת, אחזקה שוטפת ואחזקה משולבת. שאלות מנחות: מי מבצע את האחזקה? האם ניהול האחזקה מבוצע בשיטה  הריכוזית או בשיטה הביזורית? מהו הרכב מחלקת האחזקה? מהי שיטת  האחזקה המומלצת? מהם מדדי האחזקה שדרכם ניתן לקבל תמונה אמינה על מצב המכונות הכלים והציוד שבעסק? 2. קיבולת וזימון – מדובר בתכנון תהליך המתייחס לתהליך ההמרה שיהפוך את התשומות למוצר או שירות שתוכנן בשלב התוכן באמצעות חיזוי זימון ובחירת מתקנים מתאימים. 2.1. נפח הייצור – מהו מספר היחידות אשר יכול המפעל לייצר ביחידת זמן נתונה. קיימים 4 גורמים מרכזיים בהחלטה על נפח הפעילות, והם: ביקוש צפוי, עלויות הקמה, טכנולוגיית תהליך ואסטרטגיות של המתחרים. שאלות מנחות: מהו נפח יצור מקסימאלי? מהו היקף הייצור הנדרש? האם מדובר בייצור סדרתי או בייצור המוני, או בדיד? ומהי רמת האיזון של קו הייצור? האם יש להגדיל או להקטין את כמות גורמי היצור בכל תחנת עבודה? האם יש צורך בשימוש בקבלני משנה? כמה מכונות וציוד יש להקצות או לרכוש לכל תחנת עבודה? 2.2. בחירת מתקנים ומיקומם – מיקום מפעלים ומיקומם הינו בעיה מורכבת ומאופיינת בהחלטות לטווח ארוך – קיימים שיקולים רבים בתהליך הבחירה, להלן עשרת הגורמים המשפיעים ביותר: 1. גודל המתקן 2. טכנולוגיית תהליך 3. מדיניות  מיסוי ותמריצים 4. נגישות ותעבורה 5. בעיות סביבתיות 6. קרבה לשוק 7. קרבה לספקים 8. עלויות שכר 9. כוח אדם נדרש ומיומנות נדרשת   10. שיקולים לאומיים ובינלאומיים. שאלות מנחות: מהו סוג המתקן הרצוי? מהי קיבולת יצור מקסימאלית של המתקן? מהו המיקום המועדף למיתקן? מהי כמות המתקנים הדרושה מאותו סוג? מהו תזמון השימוש במתקנים? 2.3. חיזוי וצריכה – פעולת החיזוי מנסה לנבא התנהגות של תופעות בעתיד. תחזיות שיווק ומכירה הנן הבסיס לתכנון קיבולת הייצור, לתכנון הפעילות        השיווקית ולתכנון מדיניות מחירים. בעריכת התחזית יש להביא בחשבון את שמונת הגורמים הבאים: 1. מצב הביקוש למוצר.  2. פלח השוק למוצר.        3. מתחרים (קיימים ופוטנציאלים). 4. ספקים  5. מוצרים חליפיים  6. המצב הכלכלי של השוק 7. המצב הפוליטי של השוק  8. עוצמת התחרות בענף. שאלות מנחות:  מהו היקף המכירות הצפוי? מהם דפוסי הביקוש של המוצר? מהי השיטה המומלצת לעריכת תחזית (סובייקטיבית, אובייקטיבית)? מהי הטכניקה לביצוע התחזית (לפי ממוצע, לפי החלקה מערכית, לפי רגרסיה לינארית וכו') ? 2.4 העמסה וזימון – מדובר בניצול מרבי של גורמי הייצור ובעמידה בזמני אספקה באמצעות הקצאת פעולות לגורמי הייצור. וכן בקביעת המועד שבו פעולה מסוימת עתידה להתבצע על-ידי גורם היצור שלו יועדה. שאלות מנחות: מהן הפעולות ומהם הזמנים לביצוע? מהו הציוד הדרוש לביצוע הפעולות? מהו מופע ההזמנות ומהם מועדי האספקה? 3. שרשרת הספקה – גישה מדעית של ניהול ובקרה של מערך החומרים והשירותים בארגון, החל בשלב היווצרות הדרישה ועד הספקת המוצר או השירות בעלות מינימאלית, בכפוף לאילוצי איכות ותזמון נדרשים. תפקיד השרשרת מתייחס לקביעת מדיניות לארבעה היבטים מרכזיים, והם: רכש, מלאי, מחסנים והפצה. 3.1 קביעת מדיניות רכש – פעילות שיטתית ורצופה, שמקורה בתכנון מוקדם לטווח הארוך ומטרתה להעביר מוצרים או שירותים מבוקשים מן הספק לצרכן תמורת מחיר מוסכם. פעילות ההרכשה מתייחסת לחמשת המרכיבים הבאים: מנהל, ממון, משאבים חומריים, משאבי אנוש, מכונות וציוד. שאלות מנחות: אילו חומרי גלם כדאי לרכוש? מתי מומלץ לרכוש אותם? מהי כמות הרכישה ותדירותה? מהו מספר הספקים שעל הארגון להחזיק? מהו טווח הזמן להתקשרות איתם? כיצד לבחור את הספקים ומהו תהליך ההסמכה המומלץ? מהי מהירות האספקה ואמינות האספקה? 3.2. קביעת מדיניות ניהול מלאי – קבלת החלטות ניהוליות הקשורות למלאי. קיימת התייחסות לסוגי המלאי (מלאי ח"ג, מלאי חומרים קנויים, מלאי בתהליך/עיבוד, ומלאי תוצ"ג), יש לאפיין את הסביבה שבה מתנהל המלאי ולהתאים מדיניות מלאי רצויה לכל קבוצת מלאי. שאלות מנחות: האם להחזיק מלאי? מהי הכמות אשר תוזמן בכל פעם? מתי להזמין? האם יש צורך להחזיק מלאי בטחון ומה גודלו? מהו הטיפול המומלץ ל"מלאי מת"? מהם הגורמים המשפיעים על בחירת המודל לניהול מלאי? מהו המודל לניהול מלאי המתאים לכל קבוצה? 3.3. קביעת מדיניות מערך המחסנים – מערכת קבלת החלטות ניהוליות הקשורות למחסן. קיימת התייחסות לסוגי המחסנים (מחסן ח"ג, מחסן בתהליך, מחסן תוצ"ג, מחסן הפצה, מחסן בלאי). עיקר ההחלטות הניהוליות קשורות לשני היבטים מרכזיים: מיקום פיסי של המחסן וגודלו הפיסי, אמצעי שינוע ואמצעי אחסנה. שאלות מנחות:  אילו סוגים של יחידת אריזה ואחסון מומלצים? מהם מתקני האחסון (גודל וכמות) מהם אמצעי השינוע וההרמה (גודל וכמות), היכן ימוקם המחסן ומהו הגודל הפיסי? מהם אמצעי האחסנה הנדרשים? ומהן שיטות האחסנה המומלצות? מהם אמצעי השינוע הנדרשים? ומהן אמצעי השינוע המומלצים? 3.4.  קביעת מדיניות מערך ההפצה  – מערך ההפצה הינו החוליה בשרשרת האספקה המחברת בין החברה ללקוחותיה, ותפקידה לספק מוצרים או שירותים בכמות נכונה בזמן הנכון ובאיכות נכונה. שאלות מנחות: האם להשתמש בגורמי ביניים או להשתמש במערך הפצה עצמאי? כמה גורמי ביניים מומלץ לכלול בצינור ההפצה ?מהם גורמי הביניים המומלצים? מהי אסטרטגיית כיסוי שוק מומלצת? מהן המשימות ותחומי הפעילות של כל גורם ביניים בצינור? מהם אמצעי השינוע וההובלה המומלצים?   4. מערך האיכות – מכלול התכונות והמאפיינים של מוצר או שירות, המתייחסים ליכולתו לספק צרכים מפורשים או משתמעים בהתאמה לדרישות הלקוח. בדרך כלל נהוג לחלק את האיכות לארבעה מונחים עיקריים המייצגים תפיסות שונות בציר הזמן: בקרת איכות, הבטחת איכות, ניהול איכות, ניהול איכות כולל.   4.1. בקרת איכות – מכלול הפעילויות והטכניקות המבוצעות ע"י המפתח, היצרן והמתחזק, אשר מטרתן מניעה ראשונית של חריגות ותקלות והבטחת מילוי דרישות האיכות בשלב הייצור. 4.2. הבטחת איכות – מכלול הפעילויות והטכניקות המבוצעות על ידי המפתח, היצרן והמתחזק אשר מטרתן מניעה ראשונית של חריגות ותקלות והבטחת מילוי דרישות האיכות בשלב הפיתוח. 4.3. ניהול האיכות – גישה ניהולית המיישמת את מכלול היעדים והצעדים של הארגון בנושא איכות בהסתמך על מדיניות האיכות שנקבעה על ידי הנהלת הארגון. 4.4. ניהול האיכות כולל – פילוסופיה ניהולית המייצגת שיפור מתמיד. על פי גישה זו יש לבצע שיפור מתמיד של מוצרים, תהליכים ושירותים בארגון. לגישה זו שותפים כל דרגי הארגון. שאלות מנחות: מהן שיטות הדגימה ודגימות הקבלה? מהן שיטות הבקרה הסטטיסטית המומלצות בארגון? מהן עלויות המניעה? מהן עלויות הערכה? מהן עלויות כשל פנים ועלויות כשל חוץ? מהם תקני האיכות המחויבים בארגון? מהם תקני האיכות המומלצים לארגון? 5. המשאב האנושי – בעידן המודרני קיימת חשיבות רבה להון האנושי שאמור להפיק את המוצר ו/או השירות. בשלב ראשון יש לקבוע את המבנה האירגוני המומלץ לזרוע התפעולית בארגון, יש להגדיר תפקידים ותחומי אחריות לכל עובד.  בשלב הבא יש להגדיר נוהלי עבודה ולקבוע מדיניות שכר ותמריצים. שאלות מנחות: מהו המבנה הארגוני המומלץ? מה הגדרות תפקידו של כל עובד, ומה הם תחומי אחריותו? מהם הכישורים והמיומנויות הנדרשים מהעובד להפקת המוצר או השירות? מהי כמות כוח האדם הדרושה? מהם תהליכי הגיוס והמיון לקליטת העובדים? מהו תהליך ההכשרה הנדרש לעובדים? מהי שיטת שכר עידוד מומלצת? דעה  אישית   לעיתים רבות מעסיקים מתייחסים למשאב האנושי כגורם בעל השפעה מועטה ברשימת מרכיבי ההצלחה של הארגון. כיועץ אסטרטגי אני מסביר למעסיקים שיש לראות במשאב האנושי את חוד החנית והראי לכישורי הליבה התפעוליים של הארגון. ללא השקעה בכ"א מסור מיומן ומקצועי, המבוססת על עידוד ויצירת סביבה מאפשרת, לא ניתן לסלול את הדרך ליישום של אסטרטגיה תפעולית תומכת חזון ויעדים של הארגון.