תכנית הכשרה למקדמי מצוינות עסקית בארגון קטן
מאת: אינג' רן בר – עם שוק ה-SME ( Small and Medium Enterprises ) כולל את העסקים הקטנים והבינונים. מספר העובדים שמגדיר את גודלו של העסק תלוי בחוקי המדינה בה העסק נמצא, וגם אז קיימות הגדרות שונות לסיווג העסק. כך למשל קבעה הסוכנות לעסקים קטנים ובינונים שעסק קטן מונה 5 עד 20 עובדים ובעל מחזור מכירות של עד 20 מיליון ₪. עסק בינוני מוגדר מ-11 עד 100 עובדים ובעל מחזור מכירות של עד 100 מיליון ₪. במאמר זה אציג תחילה את ההבדלים בין חברות קטנות לבין חברות גדולות ובהמשך אציע תכנית הכשרה שגיבשתי לתפקיד מקדם מצוינות עסקית בארגון קטן. להלן השיקולים העיקריים שיש לקחת בחשבון לפני יישום התכנית אצל לקוחות SME: 1. הארגונים הינם שחקני נישה בשוק ולא מפתח בענף. 2. החלטות בעלות השפעה קטנה בענף. 3. משאבי הארגון בד"כ מוגבלים, במיוחד המשאבים הכספיים. 4. בד"כ ספקים רבים נבחרים ע"פ קריטריון מחיר בלבד וללא מתן משקל לאיכות. 5. בד"כ ייעול תהליכים מבוסס על חשיבה להפחתת עלויות. 6. העיסוק המרכזי הינו בתוצאות העסקיות ופחות שביעות רצון של לקוחות ועובדים. 7. בד"כ אין התייחסות לחברה ואין תרומה ו/או השפעה לקהילה. 8. המודיעין העסקי לא מפותח ולעיתים אינו קיים כלל. 9. התכנון בד"כ לטווח קצר/בינוני ולא לטווח ארוך. 10. בד"כ לא קיימים הליכים ונהלים פורמאליים וסטנדרטיים לתהליכים העסקיים. 11. בד"כ לא קיימת שכבה ניהולית ומדרג ניהולי לצורך קבלת החלטה. 12. מודעות נמוכה כי ידע ניהולי הינו מפתח חשוב להצלחה ותכנון אסטרטגי. 13. מוכנות נמוכה של בעלי העניין והנהלת הארגון ללמוד ולרכוש ידע. 14. בארגונים קטנים בינונים המנהל ע"פ רוב הוא גם הבעלים. 15. קיימת היכרות מעמיקה של המנהל עם עובדים, ספקים ולקוחות. 16. הזמן עד קבלת החלטה, ומרגע קבלת החלטה ועד ליישומה בפועל קצר יותר. 17. כמות ותדירות השינויים גדולה יותר מארגונים גדולים. 18. עוצמה ומידת ההתנגדות לשינויים בד"כ קטנה יותר. דרך נוספת שעשויה לתרום לניתוח ולהצביע על ההבדלים בין ארגונים קטנים לבין ארגונים גדולים ניתנת לאפיון על-פי שלושת הממדים הבאים: ממד 1 : מידת ההבניה של פעילויות ארגוניות הנמדדות באמצעות המידות הבאות: § מידת ההירארכיה – מספר הרמות בין המנהל הבכיר ביותר לבין העובד מן השורה. § מידת ההתמחות – טווח חלוקת העבודה הנמדד במספר המטלות השונות של העובד. § מידת ההצרנה (הפורמליזציה) – מידת השימוש בתקנות, כללים ונהלים בארגון. ממד 2 : ריכוז הסמכות – מידת הריכוז או הביזור בקבלת החלטות בארגון. ממד 3 : פיקוח ובקרה – מידת הפיקוח והשליטה על התהליכים העסקיים בארגון. לצורך פיתוח תכנית הכשרה למקדם מצוינות, ביצעתי מחקר מקדים שנערך בשני ארגונים תוך הקפדה על מענה הולם לצרכים ולמאפיינים המיוחדים של אוכלוסייה זו. המחקר בוצע בבית העסק ובדיקתו נעשתה ברמת המנהלים וברמת העובדים. ארגון א' סווג כעסק יצרני קטן ומנה 9 עובדים, ואילו ארגון ב' סווג כעסק שירותי בינוני ומנה 28 עובדים. המטרה האסטרטגית של המחקר הייתה פיתוח וקדום של תכנית הכשרה למקדמי מצוינות עסקית תוך הצבת נושא המצוינות כערך מרכזי בתרבות הארגונית. תחילה יש לבחור מקדם מצוינות מתוך השכבה הניהולית של הארגון. בד"כ בארגון קטן המנכ"ל והבעלים יכהן בנוסף גם כמקדם מצוינות ואילו בארגון בינוני יכהנו בתפקיד מנהל בכיר אחד או יותר. במהלך המחקר הכשרתי את המנכ"ל לשמש כמקדם מצוינות בארגון א', ואילו בארגון ב' הכשרתי שני סמנכ"לים לשמש כמקדמי מצוינות עסקית במחלקותיהם. התוצאות העסקיות של שני הארגונים היו טובות יותר בהשוואה לאילו שהושגו בשנה קודמת. איסוף הנתונים כלל שימוש בשיטות כמותיות ואיכותניות והתבסס על שילוב של מספר כלי מחקר על מנת לאפשר קבלת תמונה כוללת ומקיפה ממקורות שונים. לפיתוח וקידום היכולות המומלצות והכישורים הנדרשים ממקדמי מצוינות, הסתמכתי בין היתר על יכולות וכישורים של מנהלים שהובילו את הארגונים הגדולים שלהם לתוצאות עסקיות מצוינות. להלן חמש היכולות המומלצות לתפקיד מקדם מצוינות בארגון: 1. יכולת לנהל בסביבה דינמית המתאפיינת בחוסר ודאות. 2. יכולת למידה עצמאית ויכולת ללמוד רעיונות חדשניים בקלות. 3. יכולת עבודה בצוות ויכולת טיפול במקביל בנושאים רבים. 4. יכולת קביעת סדרי עדיפויות ויכולת הובלת שינויים. 5. יכולת לכמת תוצאות עסקיות באמצעות הצגה מדידה פשוטה ובהירה. להלן חמשת הכישורים הנדרשים לתפקיד מקדם מצוינות בארגון: 1. כושר הובלה ומנהיגות. 2. כושר ניתוח ויצירתיות. 3. כושר ארגון וניהול. 4. כושר התמדה בביצוע משימה ונכונות להשקיע מאמץ. 5. כושר ניסוח וביטוי בכתב ובעל פה. במקביל לטיפוח היכולות והכישורים למילוי תפקיד מקדם מצוינות, יש להבהיר את מהותו וחשיבותו ולציין מפורשות את הגדרת התפקיד ותחומי האחריות כפונקציה של היעדים והמשימות העיקריות: 1. העמקת ידע: הצבת נושא המצוינות כנושא מרכזי בסדר היום בארגון ובפורומים השונים. 2. היבטים חברתיים: הגברת המודעות למחויבות חברתית ולמוסריות גבוהה. 3. הובלה ומנהיגות: הובלה לשיפור מתמיד בתהליכים העסקיים של הארגון. 4. מצוינות ארגונית: הנעה ללמידה והרחבת תחומי עניין בתחום ערכי הליבה של הארגון. 5. טיפוח עובדים : טיפוח כישורי העובדים ועיצוב סביבת עבודה מאפשרת ומאתגרת. 6. הסמכה למצוינות : הכשרה והסמכה של עובדים נבחרים למקדמי מצוינות עסקית. בהסתמך על ממצאי החקר תכנית ההכשרה המומלצת לתפקיד מקדם מצוינות תתבסס על חונכות וליווי באמצעות שלוש סדנאות ייעודיות על-פי קצב התקדמות אישי. בכל סדנא יינתן דגש על הקנייה והערכה של המיומנויות הבאות: · סדנא לניהול ידע תתמקד בהטמעה של יכולות הניהול הבאות: ניהול סיכונים, ניהול עובדים במצבי לחץ ושחיקה, ניהול הערכת ביצועים וניהול משברים. · סדנא לניתוח תהליכים תתמקד בהטמעת יכולות הלמידה הבאות: למידה ארגונית, יצירת סטנדרטיזציה לתהליכים, קידום מערכת בקרה ושיפור מתמיד של תהליכים. · סדנא לשיפור ביצועים תתמקד בהצגה גרפית ומדידה של התוצאות הבאות: חיסכון בעלויות מכירה ותפעול, עלייה בתפוקות ומירוב שביעות רצון של המשאב האנושי. לסיכום: ניתן להתוות דרך ליצירת תרבות ארגונית המעודדת מצוינות עסקית בארגון קטן. הסוד טמון בקידום תכניות חדשניות להכשרה מיטבית של מקדמי מצוינות המאפשרים שיפור משמעותי בתוצאות העסקיות ומקנים לארגון הקטן יתרון תחרותי גדול.
